Ja. Marc. Hallo, grüß dich!
Schön, dass wir wieder zusammensitzen heute.
Bei der nächsten Folge unseres Podcasts zum Expertentalk hier
live aus dem Hamburger Ding in Hamburg, direkt auf der Reeperbahn.
Freue mich sehr, dass du es wieder hierher geschafft hast.
Und heute geht es um ein ganz, ganz spannendes Thema, was extrem wichtig ist.
Eigentlich kennt das schon jeder immer.
Jeder weiß irgendwie was darüber.
Jeder weiß, dass man es braucht.
Viele haben es auch,
aber bei vielen merkt man auch,
kann man immer noch mal Optimierungspotenzial rausfinden.
Und wir reden heute über ...
Den Nutzungsüberlassungsvertrag oder den sogenannten Dienstwagenvertrag.
Die Begriffe gehen da ein bisschen durcheinander.
Dienstwagenüberlassungsvertrag. So ist es in meiner Sprache, genau.
Definitiv auf jeden Fall abzugrenzen von der sogenannten Car Policy.
Das ist ein anderes Thema.
Manche haben das in einem Dokument, andere sinnvollerweise getrennt.
Ähm, ich denke ...
Was kriegen wir denn heute mit, was erfahren wir heute?
Was wir heute erfahren ist zum Beispiel, dass es definitiv nicht reicht,
so was zu versuchen, auf einer Seite unterzubringen.
Ich glaube, das ist auch deine Erfahrung.
Ohne dass man reinguckt, kann man schon sagen, wenn das Ding ein, zwei Seiten hat,
ist es nicht ausreichend.
Die Frage ist, was muss eigentlich rein und warum muss was rein?
Reicht es nicht, wenn ich einen Arbeitsvertrag habe?
Definitiv nicht, das schon mal vorweg.
Spoiler-Alarm!
Ist aber eine gute Voraussetzung für Dienstwagen.
Das wäre mal eine gute Voraussetzung.
Aber da hat der Dienstwagen nichts drin zu suchen, sondern das ist ein gesondertes
Regelwerk, das wir haben.
Das stimmt, also generell.
Ich würde auch sagen, eigentlich geht es los ab einem Fuhrpark von
3, 4, 5 Autos.
Wo muss die Überlassung des Dienstwagens geregelt sein?
Das heißt die Rechte und Pflichten der Mitarbeitenden
in Bezug auf die Nutzung des Dienstwagens müssen irgendwo geregelt sein.
Und meistens haben wir doch einen Arbeitsvertrag.
Irgendwo gibt es einen Passus natürlich, dass ich Dienstwagen-berechtigt bin.
Und ja,
der Rest, der gehört dann natürlich in den Dienstwagen-Überlassungsvertrag.
Also wie du schon richtig sagst, es geht einmal um rechtliche Themen natürlich,
bis hin zu Übertragung von Pflichten
aus der Halterhaftung heraus, beispielsweise,
dass der Mitarbeiter sich um die Hauptuntersuchung kümmern muss,
dass er sich um die Durchführung von Wartungen kümmern muss.
Und da sind wir auch schon bei einem ganz anderen Punkt, nämlich
fristgerechte Durchführung von Wartungen.
Wenn das nicht passiert, ist die Frage: Wer trägt eigentlich die Kosten,
wenn es zum Beispiel zu einem Motorschaden kommt und es wird festgestellt,
die Wartungsintervalle sind überschritten worden.
Ein Thema übrigens, was wir immer wieder haben in der Praxis,
dass es zu hohen Schäden kommt.
Die Gewährleistung wird abgelehnt an der Stelle mit Verweis darauf.
Und dann stellt sich natürlich immer die Frage:
Ja und wer bezahlt jetzt den Schaden?
Deswegen ist es besser, nicht hinterher zu diskutieren, sondern vorher schon klare
Pflichten zu schaffen und zu definieren.
Das stimmt.
Das gilt natürlich auch generell immer beim Dienstwagen-Überlassungsvertrag.
Wir haben uns das ja vorher angeschaut, so unter 15, 16 Seiten
haben wir eigentlich bisher noch nie einen Dienstwagen-Überlassungsvertrag
gesehen, der wirklich alles abdeckt.
Und ich glaube, einer der wichtigen Punkte, der mir auch immer wieder über
den Weg läuft, das ist so die Frage:
Was kann ich denn auf den Mitarbeitenden
abstellen oder wie kann ich Risiko auf ihn verlagern?
Wie weit geht das denn
und wo muss ich aber als Arbeitgeber selber im Risiko bleiben?
Und da kommt man immer wieder auch gerade zu den Themen Schäden, Unfälle.
Wie kann ich den Mitarbeitenden beteiligen daran, wenn er einen Unfall hat?
Einen Schaden hat, es entstehen Kosten.
Es entsteht ein Aufwand und ich glaube so generell immer wieder
was man sagen kann, ist natürlich, dass alles, was auf Dienstreisen passiert,
letztendlich auch im Risiko des Arbeitgebers sind
und gerade bei Schäden, bei Unfällen, was ich immer häufiger erlebe,
dass man dort versucht hat,
das Kostenrisiko dann auf den Mitarbeiter zu übertragen,
wenn es denn auf einer privaten Reise passiert ist.
Aber jetzt wissen wir ja auch,
dass die meisten Schäden und Unfälle nie am Wochenende passieren, sondern immer
auf dem Weg zur Arbeit.
Ja, also das kann ich bestätigen, das auch ein Thema, was wir beobachten.
Bei uns im Bundesverband
für betriebliche Mobilität haben wir unsere Mitglieder, ja
die Rechtsberatung, die kostenfreie als Mitgliederleistung.
und da kommen sehr häufig Fragen genau zu diesen Punkten.
Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen hat dieses, jenes gemacht.
Bleib ich jetzt auf den Kosten sitzen,
wenn die Versicherung nicht bezahlt? Ist es schon grobe Fahrlässigkeit?
Ist es Vorsatz?
Da sind wir natürlich ganz tief im Arbeitsrecht dann auch drin.
Da gibt es arbeitsrechtlich
bestimmte Limitierungen, was so generell so eine Aussage ist.
Bei Privatfahrten bis zu maximal 1.000 € Selbstbeteiligung.
Das ist eigentlich gängig, das kann man durchaus machen.
Alles andere wird dann aber schon schwierig.
Entscheidend ist eigentlich für mich erst mal,
sich grundsätzlich darüber klar zu werden, dass das Thema nicht einfach ist.
Das ist so ein bisschen, na ja, ich würde schon sagen,
so wie Kindererziehung bis zu einem gewissen Grad.
Ich will jetzt den Dienstwagennutzern nicht Unrecht tun.
Aber du hast die Situation, die sind mit den Fahrzeugen unterwegs.
Du du hast keinen Zugriff auf die Fahrzeuge.
Du siehst vielleicht als Fuhrpark- Leiter auch ein Fahrzeug nie,
im gesamten Fahrzeugleben nicht.
Und jetzt hast du aber bestimmte Vorstellungen, wie der Umgang
mit dem Fahrzeug zu erfolgen hat.
Auf der anderen Seite hast du einen Dienstwagennutzer, eine -nutzerin,
die dich vielleicht auch nicht wirklich persönlich kennt und weiß, du kannst
ja auch nicht permanent überprüfen, was sie da tun.
Und das ist so eine Gemengelage, wo man versucht dann über ...
versuchen sollte, über klare Regeln und das Angebot der Fairness klar zu stellen:
Was erwarte ich denn im Umgang mit dem Fahrzeug?
Das ist das eine.
Und jetzt sind wir bei der Kindererziehung. Was passiert, wenn du es nicht machst?
Ja. Ja und ja. Ja und nein.
Was ich immer unschön finde ist, wenn so ein Nutzungsüberlassungsvertrag
so richtig, so typisch deutsch erst mal drin steht:
Was darf ich überhaupt alles nicht?
Das Auto ist ein ganz, ganz wichtiges Benefit-Element. Das heißt,
ein großer Beitrag sollte sein zur Zufriedenheit der Mitarbeitenden,
die Zufriedenheit erhöhen und
jetzt stellt man sich vor, man hat ein tolles Auto bekommen,
jetzt kriege ich wieder einen Dienstwagenüberlassungsvertrag,
Da steht erst mal drin, was ich alles nicht darf.
Da ist schon mal irgendwie kein motivierender Faktor.
Deswegen, natürlich muss man es haben.
Es sind rechtliche Dinge dort drin zu regeln.
Das ist ein Steuerungsinstrument auch für Kosten.
Also zum Beispiel, darf ich mit dem Auto an einer Tankstelle
an der Autobahn tanken? Darf ich im Ausland tanken?
Das ist ja alles das, was da so reingehört, um Kosten zu steuern.
Es ist kein, aus meiner Sicht, Kommunikationsmedium.
Es ist ein Vertrag, der gehört abgelegt in der Personalakte, digital oder physisch.
Es ist eine Ergänzung zum Arbeitsvertrag.
Auch das ist so eine Stolperfalle, was ich immer wieder erlebe.
Bei vielen, vielen Unternehmen ist einfach zeitlich
gewachsene Struktur, die dazu führt, dass du in Arbeitsverträgen
unterschiedliche Regelungen hast,
was die Dienstwagenbestellung angeht. Da steht manchmal drin,
es wird ein Dienstwagen im Rahmen der jeweils geltenden Richtlinie gewährt.
Das finde ich am schlausten.
Da muss man aufpassen. Du bist ...
Du bist der Einzige als Arbeitgeber, der gegebenenfalls diese Regeln ändern kann.
Deswegen, das unterliegt immer dem AGB-Recht dann an der Stelle
und da kannst du ganz schnell in die Bredouille kommen.
Also was grundsätzlich eine gute Idee ist.
Wir erleben das ja ständig. So ein Nutzungsüberlassungsvertrag
ist so ein bisschen Hase-Igel-Spiel. Du definierst bestimmte Dinge,
Dienstwagennutzung, fallen wieder Dinge ein.
Die Welt verändert sich, neue Regeln, Function on Demand, das muss ich klären.
Elektrifizierung.
Wie gehe ich damit um?
Blockiergebühren, wer trägt die eigentlich?
Wir haben gestern noch darüber gesprochen, ist noch gar nicht entschieden.
Es ist sogar ...
Ist es ein geldwerter Vorteil? Ist es keiner?
Deswegen muss ich laufend
eigentlich an dem Ding arbeiten und ich muss mich dran gewöhnen,
dass ich unter Umständen im Unternehmen mehrere Versionen am Leben habe, nämlich.
Im Normalfall empfehlen wir eigentlich, dass mit Übergabe des
Fahrzeugs der Vertrag gemacht wird
und der bezieht sich dann auch auf dieses Fahrzeug
und es kann passieren, dass beim nächsten Fahrzeug, das dann kommt,
stehen andere Regelungsbestandteile drin, die neu dazugekommen sind.
Ich kann nicht im laufenden Betrieb einfach ein bestehendes
ist ja ein vertragliches Dokument.
Ich kann das nicht einfach ändern, außer die Mitarbeiter stimmen alle zu
und wir ändern das ab. Aber ich glaube, das ist utopisch.
Also das wird nicht passieren und deswegen kann es durchaus sein,
dass das Du einen anderen Nutzungsüberlassungsvertrag
von vor zwei Jahren hast, weil du dein Auto noch ein Jahr fährst
und ich krieg ein vorgelegtes.
Hat eben andere Bestandteile. Da ist aber auch nicht schlimm.
Entscheidend ist ein anderer Punkt,
den du gerade angesprochen hast. 15, 17, 20 Seiten eventuell.
Das kann sich kein Mensch merken, das will sich auch niemand merken.
Und deswegen ist eins wichtig, dass wir dieses Regelwerk,
das ja dann abgelegt wird, irgendwo zu Hause wahrscheinlich
oder im Schredder landet, je nachdem.
Dass wir den Auszug dessen, was für den täglichen Betrieb wichtig ist ...
Also was machst du bei einem Glas-Schaden?
Wo gehst du hin, wenn du Reifen brauchst?
Dass wir das noch mal gesondert entweder über eine mobile Webseite
oder über einen Fahrerhandbuch. Das war so die alte Regel.
Früher hat man immer ein Fahrerhandbuch gehabt.
Oder über eine App-Lösung oder so was, den Mitarbeitenden zur Verfügung stellen.
Das eine ist das Praktische und das andere ist so mehr oder weniger
die Grundlage dafür.
Ja, das eines der Vertrag.
Und jetzt ist die Frage, wie kommuniziere ich
im täglichen Umgang, im täglichen Leben den Nutzern den Umgang mit dem Fahrzeug?
Das ist das, was du gerade angesprochen hattest:
Wie verhalte ich mich im Schadenfall, im Pannenfall?
Wozu kann ich die Tankkarte nutzen?
Alle diese Themen.
Die kann man in Überlassungsvertrag reinbringen, macht glaube ich aber wenig Sinn.
Es geht wirklich darum, die muss der Fahrer zur Hand haben.
Die braucht er dann in dem Moment, wo er es braucht.
Und da bietet sich an, es gibt viele Apps heute.
Früher das Fahrerhandbuch, das legt man im Handschuhfach ab.
Finde ich bis heute relativ charmant, weil dann ist es schon mal dabei.
Und dann hat der Fahrer immer alles zur Hand, was er braucht.
Da stehen Notfallnummern drin.
Wo erreiche ich am Wochenende jemanden,
wenn ich wirklich ein Problem habe?
Und dann wird es auch langsam rund.
Dann habe ich die Car Policy,
dann habe ich die Nutzungsüberlassungsvereinbarung
und dann habe ich noch ein Dienstwagenhandbuch
in digitaler, elektronischer Form oder auch physisch.
Und dann habe ich ein schönes Organisationshandwerk,
sodass ich auch den Mitarbeitenden in die Lage versetze, sich überhaupt
an die Regeln zu halten.
Weil wie soll er sich daran halten, wenn er sie nicht kennt oder nicht ...
oder nicht verfügbar hat?
Ich möchte auch noch mal auf einen Punkt zurückkommen, mit dem du eingestiegen bist.
Der ganz wichtig ist und den ich auch in der Praxis
immer wieder in der Diskussion sehe, nämlich die Frage:
Welche Regeln, welche
Einschränkungen lege ich Mitarbeitenden in Bezug auf die Nutzung eigentlich auf?
Auf der einen Seite haben wir das Motivationsfahrzeug.
Wir reden auch davon in vielen Fällen.
Demotiviere ich dann?
Auf der anderen Seite haben wir aber auch die Situation.
Ich glaube, du bist lang genug in der Praxis.
Du weißt,
wie Leasingfahrzeuge in der Rückgabe aussehen und was da so alles zurückkommt.
Und da fragt man sich schon: Muss ich das alles akzeptieren?
Ist es fair gegenüber den anderen, die sich um Fahrzeuge kümmern?
Und deswegen denke ich, ist schon wichtig, dass man bestimmte Regeln einzieht.
Klassiker zum Beispiel: Wie viel Kilometer darfst du fahren?
Ist immer wieder die Diskussion.
Die versteuern pauschal. Kann ich dann trotzdem die Privatnutzung limitieren?
Ja, kann ich.
Bis ich an den Punkt komme, den du ansprichst,
dass der Mitarbeiter dann sagt: Weißt du was?
Also dann behalt das Ding, dann will ich das nicht.
Also es ist immer so, ich komme immer so schnell an Kipppunkt.
Wo wir nicht drüber diskutieren müssen, ist das Thema Widerruf-Klauseln.
Das ist ein ganz wichtiger Punkt, der gehört zwingend mit rein.
Das sehe ich, dass es ganz häufig fehlt.
Es gibt bestimmte Punkte, dass ich ein Fahrzeug tatsächlich wieder zurückholen
kann, bei einer Freistellung zum Beispiel
oder wenn sich jemand nicht an Sorgfaltspflichten hält.
Das muss aber sauber definiert sein.
Das darf keine Überraschungstüte für den Mitarbeitenden sein.
Absolut, bis hin zur Zuzahlung.
Private Zuzahlung. Wie ist sie geregelt? Eine Einmalzahlung monatlich?
Was passiert eigentlich, wenn der Mitarbeiter
aus dem Unternehmen ausscheidet und der Leasingvertrag läuft weiter
und ich habe jeden Monat eine Zuzahlung von 150 €.
All das gehört da rein, also ein Teil rechtlich,
der ist nun mal vorgegeben,
aber der andere Teil
natürlich auch im Ermessensspielraum des Arbeitgebers, des Unternehmens.
Das ist so der eigene Spielraum, den ich habe,
um zu gestalten und zu gestalten, dass es zu meinen obersten Unternehmenszielen passt.
Und du hattest
ein Stichwort noch in der Vorbereitung auch noch mal reingebracht.
Was ganz wichtig ist, ist das Thema Datenschutz.
Also wie gehe ich mit Daten um?
Ich habe eine Informationspflicht,
ich habe vielleicht eine Zustimmungspflicht,
dass der Mitarbeiter, die Mitarbeiterin zustimmt.
Das fängt an natürlich bei der Frage: Darf ich
die Privatanschrift des Fahrers, der Fahrerin weitergeben an die Behörden?
Natürlich darf ich es, ich muss es ja sogar.
Trotzdem muss ich darüber informieren, was ist, wenn ich einen Dienstleister mit
im Boot habe,
wenn ein Externer die Führerscheinkontrolle macht? Und und und.
Wie werte ich Tankkartenverbräuche aus?
Kann ich Fahrprofile erstellen? Bis hin zu
kann ich Leistungsmessung dadurch ermöglichen? Und und und.
Also Leistungs- und Verhaltenskontrolle ist da
auch ein ganz, ganz wichtiger Punkt, der da immer wieder mitschwingt.
Also ich denke so zusammenfassend kann man eins sagen.
Es ist keine Frage, braucht man oder will man so was?
Sondern es ist einfach meines Erachtens nach zwingend,
so wie du sagst,
dass auch wenn ich drei Fahrzeuge ...
Es ist ein Muss, so was zu haben.
Aus meiner Sicht.
Der Umfang,
über den kann man sicherlich streiten, aber auf drei Seiten wird es nicht
genügen.
Ich muss es sauber durchdeklinieren.
Auch was will ich letztendlich?
Und ein ganz wichtiger Punkt, den wir eigentlich auch jedem Fuhrpark
immer mit auf den Weg geben, wenn ihr so was macht. A – haltet es
bitte aktuell. Punkt 1. Und B, wenn ihr so was fertig gemacht habt,
lasst einen Juristen im Zweifelsfall noch mal drüber gucken.
Manchmal sind es nur einzelne Formulierungen
oder Wörter, die vielleicht genau zum Gegenteil dessen führen, was ich will.
Einfach noch mal juristisch prüfen lassen, um da auf die sichere Seite zu gehen.
Juristisch ja, das ist eine Seite und die andere Seite
aber auch noch mal Experten reinzuholen vielleicht.
Wie soll ich entscheiden, was drinsteht,
wenn ich gar nicht die Alternativen kenne.
Das heißt idealerweise, dass man hiermit einmal aufzeigt,
welche Alternativen habe ich überhaupt, die verschiedenen Elemente zu regeln?
Und dann kann ich selbst auch
für mich entscheiden, was da für mich am sinnvollsten erscheint.
Ja, absolut.
Wie gesagt, spannendes Thema, keine Frage
oder keine Alternative im Sinne von: Mache ich oder mache ich nicht.
Ich habe die Befürchtung, mir droht schon wieder
jetzt zum Schluss dann als Abschluss ein Fischbrötchen.
Wir sind ja hier in Hamburg.
Irgendwann werde ich mich noch dran gewöhnen
und ich freue mich auf unseren nächsten Podcast.
Bin mal gespannt, was für ein Thema uns da einfällt.
Vielen Dank, Marc!
Danke!